Pour optimiser l'utilisation de ses ressources humaines, techniques et financières, une entreprise peut être amenée à s'équiper d'un ERP (Entreprise Ressource Planning), l'équivalent d'un système nerveux de gestion. Voici quelques conseils pratiques pour choisir un ERP et bien effectuer son implémentation.

Un ERP gère et optimise les processus de l'entreprise, de l'offre jusqu'à la livraison, en faisant circuler l'information d'un département à l'autre, dans un souci de transparence et de respect des engagements vis-à-vis des clients.

Pour ce faire, l'ERP fonctionne avec une base de données structurée unique dans l'entreprise, reprenant:

  1. les articles (les gammes avec la nomenclature; les unités vendues, achetées, fabriquées; les prix d'achat et de vente, donc les prix de revient);
  2. les clients (avec les conditions accordées, les données comptables);
  3. les fournisseurs (avec les conditions d'achat négociées et les données comptables).

Ainsi, il peut traiter de manière efficace les processus opérationnels de commande, d'achat, de stock, de planification de la production et de facturation.

Outre le fonctionnement au quotidien, l'ERP peut être également d'une très grande utilité au niveau de la gestion (tenue à jour des prix de revient), et de la planification. A partir des statistiques des années précédentes, des paramètres et du plan stratégique annuel introduits, il est en mesure d'établir un plan d'approvisionnement, avec des propositions de commandes et d'ordre de fabrication. Il peut ainsi éviter de nombreux couacs... du moins si les nomenclatures ont bien été tenues à jour et si l'encodage \"au fil de l'eau\" est bien respecté par chacun.

Un outil contre certains dysfonctionnements fréquents :

En imposant une base de données unique et en automatisant le dispatching en interne d'informations et de documents, un ERP peut potentiellement apporter une solution à des dysfonctionnements fréquemment rencontrés dans les entreprises :

Impact organisationnel important des ERP

La mise en place d'un ERP engendre une nouvelle organisation du travail. Si l'organisation d'une entreprise est généralement découpée en services (ex: service achat, service production, service comptable), l'ERP va suivre plutôt les flux, c'est à dire les enchaînements de processus véhiculant de l'information. Or ces flux sont rarement purement verticaux.

Un ERP bouleverse également sensiblement la circulation de l'information en interne. Un bon paramétrage d'un ERP peut engendrer une forte augmentation de la productivité, car l'ERP a pour objectif de fournir la bonne information à la bonne personne, tout en épargnant à celle-ci des données inutiles, voire dépassées. Il évite ainsi de perdre du temps à rechercher l'information et vérifier si celle-ci est bien à jour. Cette situation peut toutefois être parfois mal vécue par des personnes habituées à dispatcher l'information et qui craignent d'y perdre du pouvoir.

ERP propriétaires, "open sources" et sur mesure

Il existe de très nombreux ERP sur le marché: Des grands acteurs (ex: SAB, BAAN, NAVISION, ORACLE,...), mais aussi des acteurs plus régionaux (ex: PMIx, MERCATOR, SYNCHROSOFT, POWERPARTNER, SILICONBRAIN...).

Certains ERP sont également libres (ERP "open source"). Il faut toutefois bien prendre en considération que si leur utilisation permet de s'affranchir des coûts de licence et autres obligations contractuelles liées aux concepteurs de l'ERP (restrictions, appel à des consultants certifiés, contrat de maintenance,...), l'entreprise ne trouve pas pour autant une réelle liberté, puisqu'elle dépendra de l'intégrateur qui viendra installer l'ERP "open source". Des économies peuvent être engendrées (de l'ordre d'un quart à un tiers d'un budget global de mise en place d'un ERP). Par contre certaines fonctionnalités risquent de ne pas être disponibles et d'autres coûts peuvent apparaître (notamment des développements sur mesure).

Afin d'être complètement libre, il peut être tentant de développer sa propre solution. Ce choix se révèle toutefois rarement judicieux: d'une part du temps (et donc de l'argent) va être perdu à ré-inventer la roue, d'autre part des moyens plus importants vont devoir être consacrés à faire évoluer la solution et suivre les évolutions technologiques. Cette option ne peut donc être envisagée que lorsque l'installation d'un ERP ne répond à aucun timing serré et si l'entreprise dispose d'une grosse équipe informatique, qui plus est, stable. Ce contexte est toutefois rarement rencontré dans les PME.

Les prix peuvent être très variables: ainsi pour les projets présentés, la fourchette varie de 30 000 euros à 200 000 euros. Les principales variables sont :

Outre les coûts de licences, il faut ne pas oublier les coûts d'analyse, de support projet, de paramétrage (généralement le poste de coût le plus important), et de formation (très souvent non repris dans les offres des fournisseurs...).

Recommandations pratiques pour l'implémentation d'un ERP

  1. Pertinence d'un ERP :
  2. Gestion de projet
  3. Consultation du marché
  4. Choix final du partenaire
  5. L'implémentation
 
Ressources complémentaires: les recommandations pour choisir un ERP
 
Rédaction: Damien Jacob (mai 2011)