Bien choisir un consultant pour établir un cahier des charges relatif à un projet TIC

S'entourer d'un consultant spécialisé n'est pas une nécessité, mais n’est pas non plus un luxe pour des projets TIC stratégiques dans l'entreprise, dans la mesure où une mauvaise stratégie ou un mauvais plan de mise en place (ex : mauvais cahier des charges ou non vérification de la conformité de la solution déployée par rapport à ce cahier des charges) pourrait hypothéquer le succès de l’activité en ligne.

S'entourer d'un architecte des projets d'e-Business / e-commerc

Un consultant en e-business peut intervenir dans un projet TIC de la même manière qu'un architecte dans un projet immobilier. Il n'assure donc pas l'exécution du projet, mais joue un rôle de conseiller et d'accompagnateur du porteur de projet de manière à lui donner le maximum de chances de succès.

Missions qui peuvent potentiellement être confiées à un consultant en e-Business

Le consultant peut donc :

  1. fournir des conseils à l'amont pour bien établir la rentabilité du projet et la stratégie à poursuivre;
  2. fournir des conseils pour définir la solution idéale puis les outils informatiques nécessaires pour mettre en œuvre cette stratégie ;
  3. écrire un cahier des charges et assurer la comparaison des offres reçues ;
  4. vérifier la conformité de l'exécution par rapport au cahier des charges (réalisation de tests, assistance au porteur de projet lors des réceptions provisoires et définitives de la solution TIC) ;
  5. accompagner le porteur de projet dans la mise en œuvre pratique (y compris parfois sur des aspects indirects comme l'accompagnement du personnel au changement).

Définition de la mission du consultant

Vous devez d'abord vous interroger sur les tâches que vous confierez au consultant:

  1. A l'amont :
    • Analysera t-il votre secteur et le contexte concurrentiel ?
    • Etudiera-t-il les besoins de votre activité en ligne ainsi que les opportunités qui se présentent, de même que les menaces qui pèseraient à politique inchangée ?
  2. Devra-t-il analyser en profondeur l'organisation de l'entreprise ?
  3. Rédigera-t-il le cahier des charges de la plateforme électronique de vente, de l’hébergement, des missions d’e-marketing ?

Avec quel niveau de précision ? (ex: définira-t-il la structure du site Internet ? Les spécifications seront-elles détaillées ? Ou bien le cahier des charges sera-t-il purement fonctionnel ?)

  1. Comparera-t-il les offres?
  2. Veillera-t-il à la bonne application du cahier des charges ?
    • Assistera-t-il à la réception provisoire ?
    • Remettra-t-il un rapport de conformité ?
  3. Assurera-t-il une évaluation et un suivi de la solution mise en œuvre ?
  4. Vous conseillera-t-il également sur les plans marketing, juridiques et fiscaux ?

Conseiller juridique et fiscal

Vous aurez peut-être également besoin d’un consultant sur le plan juridique :

  • pour vérifier qu’aucune enfreinte à des droits intellectuels existants (dénominations, brevets, marques, modèles, droits d’auteur,…) n’est commise ;
  • pour contrôler si l’ensemble de la plateforme de vente électronique, notamment le processus de commande, est bien conforme tant avec les législations nationales des différents pays vers lesquels vous vous adressez (réglementation sur les pratiques commerciales et la vente à distance, code civil,…) qu’avec d’éventuelles réglementations sectorielles (ex : exercice de professions protégées par un Ordre professionnel ; commercialisation de produits alimentaires, de produits parapharmaceutiques, de prestations intellectuelles,)
  • pour rédiger les conditions générales de vente ;
  • pour vous conseiller au niveau de l’application du régime de TVA intracommunautaire, des accises, des droits de douane (tant à l’import qu’à l’export de l’Union Européenne), et de l’optimisation fiscale des opérations commerciales effectuées

Parfois le même consultant est en mesure de gérer tant les aspects stratégiques, techniques, marketing, fiscaux et juridiques, mais souvent vous devrez faire appel à un autre expert, surtout pour ces 2 derniers domaines.

Etapes suggérées pour choisir un consultant

Les projets TIC nécessitant des compétences dans des domaines très variés (techniques, marketing, juridiques) et une expertise de plus en plus pointue, presque tous les consultants se sont spécialisés dans quelques domaines et n'ont que des connaissances génériques dans d'autres.

Consultants agréés :

En Wallonie, il existe un agrément public en matière de consultance privée en e-Business. Au terme d'une audition devant une commission d'évaluation, une cinquantaine de personnes dispose actuellement de l'agrément de la Région Wallonne pour des missions « RENTIC » (durée de 1 an pour des consultants débutants en la matière, ou 3 ans pour des consultants ayant déjà des références avérées).
Une aide financière substantielle est accordée aux PME/indépendants situés en Wallonie qui font appel à un consultant agréé : jusqu'à 80% de subsides sur le montant des honoraires
La fiche descriptive de leur agrément indique les domaines de compétences pour lesquels le jury les a agréés. Il est ainsi possible d'établir une première sélection des consultants en fonction de la mission qui serait confiée.
Des organismes publics, fédérations professionnelles et secrétariats sociaux peuvent également être d’un appui précieux pour monter un projet d’e-commerce (en Wallonie : des guichets d’entreprises comme l’Union des Classes Moyennes et Securex, des couveuses d’entreprises, les centres de compétences TechnofuturTIC et Technifutur).

Quelles expertises sont requises ?

La première étape dans la sélection, consiste à pointer les consultants repris dans les domaines de compétences souhaités.
Puis il y a lieu de vérifier :

  • si ces personnes sont intéressées par le type de mission que vous envisagez et à l'aise par rapport à votre contexte d'activité (secteur, taille et mode de fonctionnement de l'entreprise...) ;
  • s'il n'y a pas de conflit d'intérêts potentiel avec des clients que ces consultants auraient déjà ;
  • et si aucun élément ne risque de compromettre l'objectivité des conseils fournis (neutralité par rapport aux prestataires et bonnes connaissances des différentes solutions techniques possibles).

En effet, certains consultants sont également actifs chez des prestataires ou sont partenaires de telle technologie ou solution (ex : partenaire Microsoft, SAP,...), ce qui peut être très enrichissant pour certaines missions vu leur niveau d'expertise, mais peut poser un problème pour d'autres (méconnaissance d'alternatives techniques ou commerciales).

Les honoraires

L'étape suivante consiste à connaître leur honoraire pour ce type de mission. Les honoraires journaliers peuvent varier de 1 à 3 en fonction du consultant, sans qu'il n'y ait forcément un niveau d'expertise significativement différent. Ces différences peuvent se justifier en fonction de l'objet de la mission et de la durée. Mais parfois, une hausse des honoraires n’est que la conséquence d’un carnet de commandes bien rempli. Une mise en concurrence n'est donc vraiment pas inutile. Si des interventions pour moins de 500 €/jour peuvent parfois être dénichées, les tarifs les plus fréquemment rencontrés après négociation pour des projets standards sont de l'ordre de 650-700 €/jour en France (750 €/jour au Benelux) pour les missions courtes et de 600 €/jour (650 € au Benelux) pour des missions de plusieurs semaines.

Pour les consultants agréés RENTIC, un barème standard a été publié sur la fiche descriptive de chaque consultant.

Bien entendu, le barème journalier ne doit pas être le seul indicateur comparatif, puisque le coût total dépendra du nombre de jours de mission,  donc de l'efficacité du consultant et de la capacité de celui-ci à travailler de façon intensive.
Aussi, il est opportun d'établir un planning d'intervention détaillé, sur toute la durée de la mission.

Les références

Ensuite, il peut se révéler judicieux de vérifier les références des consultants retenus dans la short-list, en contactant directement un client pour obtenir son feed-back sur la mission réalisée.
Enfin, comme pour un architecte, il faut que le courant « humain » passe bien, que les 2 parties se fassent confiance mutuellement et que le porteur de projet perçoive bien la motivation du consultant de l'aider dans son projet.

4 volets peuvent être prévus dans le cahier des charges:

  1. Description de la stratégie poursuivie,
  2. Définition du périmètre (que doit-il permettre de faire : comparaison, recherche de produits, cross-selling,…),
  3. Description de l’architecture (arborescence, menus),
  4. Description du squelette (zonages, blocs de contenus, boutons,…)

Cet article est extrait du livre "e-Commerce: les bonnes pratiques pour réussir" (Editeur Edipro).

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